Compte Rendu AG du 29 juin 2013

Mini Z Club Riom 63


Compte rendu de l’Assemblée Générale du MZCR 63 qui s’est tenue le 29 juin 2013 au Centre Social du Couriat à RIOM.

1. Présents à la réunion :
Membres présents :
Philippe ALVIN - Bruno DUHAMEL - Michel DURR - Javier HERNANDEZ – Loïc LEGRILL- Julien MADIGNIER - Christophe PARRAT - Cyrille PIERRONT - Cédric VANDAMME
Absents avec pouvoir transmis :
Florian GENEIX pouvoir à Michel DURR - Jean François LUC pouvoir à Christophe PARRAT - Loïc GRANGEVERSANNE pouvoir à Loïc LEGRILL - Xavier HERNANDEZ pouvoir à Sébastien LEOTI, Patrick GOMET pouvoir à Bruno DUHAMEL.

2. Exposé de l’ordre du jour :
Le président expose l’ordre du jour et rappelle le principe de l’élection du bureau.

3. Réalisations 2102-2013 :
• Création du club :
Tenue de l’AG constitutive, établissement des statuts, ouverture compte bancaire CA, création association type 1901, inscription JO, souscription assurance, signature convention prêt de salle Espace Couriat, rédaction règlement intérieur, annexe aux statuts = prêt pour financement d’équipement, création forum Internet du club.
• Inscriptions :
Montant cotisation de base = 40 €
16 inscriptions (dont 2 enfants) cette année
• Piste :
- Première piste : Moquette et tasseaux
- Deuxième piste : en dalles DF900 bordures en tube iro, puis DF 900 bordures intégrées, finalement vente de la piste
- Piste actuelle : RCP, début achat mars, complément en avril. Tracé actuel 5WL + 12 droites, représente le maximum qui peut entrer dans la salle du Couriat. Coût 1569 €. Financement en grande partie par prêts bénévoles.
• Sessions organisées :
- Tous les vendredis à partir de 20h 30. Du 5 sep au 21 juin soit 42 vendredis possibles, 34 organisées, 5 annulées, 3 manifestations de Week End.
- Moyenne 6,3 membres par session. Très bonne fréquentation.
- Comptage installé pratiquement à toutes les sessions. Tous les membres (sauf 3 dont 2 enfants) ont acquis une puce.
• Manifestations salons : Grande Halle, Biennale Modélisme Ceyrat, Salon du Modélisme Auzances
• Pas de courses organisées.

4. Comptes financiers  exercice 2012-2013:
Présentation des comptes par le trésorier.
Vote pour approbation des comptes :
Résultat : Quitus approuvé à l’unanimité des votants.

5. Fixation cotisation 2013-2014
Objectif atteindre 20 membres.
Proposition de reconduire à l’identique le montant des cotisations  de l’années précédente : soit 40 € à l’année (10 mois), 25 € pour 6 mois glissants, 20 € à partir du 1er février, 20E pour enfant de membres.
Vote de la proposition du montant de la cotisation 2013-2014
Résultat : proposition acceptée à l’unanimité des votants.

6. Projets
Rangement piste :
A finir le chariot. Objectif pouvoir stocker tous les dalles avec bordures montées.
Garder les cartons pour les déplacements.

Investissements piste :
Afin de proposer une piste permettant des compétitions attractives il est proposé d’acquérir au maximum :
1 kit virage interne (4 virages) = 133.95 €
25 dalles intérieures sans bordure =  7.56 x 25 = 189 €
20 dalles avec bordure extérieure droite = 7.56 x 20 = 151.2 €
Soit un total maxi de 474.15 €
Les extensions par exemple à 5 WL ne présentent pas d’intérêt.
Le financement devra être effectué par le Club.
On va essayer de vendre la piste moquette.

Investissement Sono :
Une sono est indispensable pour  les manifestations : table de mixage 30 € d’occasion, enceinte amplifiée de 150 à 100 € (location possible). Pas de décision prise au cours de l’AG..

Organisation courses :
Objectif : organiser au moins 2 courses dans la saison, cible = 600 € de recettes.
Organisation challenge régional (probable avec Montluçon et Vichy) avec 2  buts : diversifier les activités pour les membres, financer/ rembourser la piste.
Règlement peu contraignant, accès à tous niveaux, ambiance conviviale, pour avoir le maximum de participants du club
Besoins : Trouver salle sur la commune, nom du challenge. Forte implication des membres requise.

Salons/démonstrations :
Le principe doit être maintenu. Objectif rechercher des manifestations avec retombées et financement.

Mise à jour du Règlement intérieur :
Petites modifications pour spécificités piste RCP

Logo et articles publicitaires :
Réalisation de tee-shirt / vêtements sérigraphies.
Le club proposera au moment de l’inscription 2013-2014 un polo noir sérigraphié par Cyrille PIERRONT. Responsable de l’opération Christophe PARRAT.
Possibilité de réaliser fliers, cartes, affiche : à voir selon besoins.

Amélioration du forum :
Le forum doit être amélioré pour augmenter son attractivité. Responsable Cedric VANDAMME.

Fixation d’un fond de roulement minimum :
Proposition de 150 €, pour faire face à menus frais et organisation courses.

Salle permanente :
Si l’obtention d’une salle permanente parait difficile cette option ne sera pas abandonnée. Si tout membre est chargé de prospecter dans son entourage, Julien MADIGNIER sera particulièrement charge de ce projet et de sa coordination..

Organisation des sessions :
Les horaires (tous les vendredi à 20h 30) sont maintenues.
Les séances ont été supervisées par différents membres. Cette diversité devra être accrue la saison prochaine.
L’arche de comptage sera rangée sur le chariot avec le circuit. Des membres devront  se former au comptage.
Il est demandé au membres d’annoncer leur présence à la session dans le forum ou par défaut au téléphone.
Il est reconnu que le montage démontage du circuit constitue le point critique et de la session .Il est demandé d’arriver à l’heure pour participer au montage de la piste. Dans tous les cas le montage ne commencera pas avant que 4 personnes ne soient présentes. La participation active au montage et démontage constitue une marque de respect d’autrui. Elle est indispensable pur maintenir la cohésion et la convivialité dans le club. Ces valeurs seront défendues avec la plus grande conviction par le Comité d’Administration responsable du club.

7. Election Conseil d’Administration :
Sortants :
Bruno DUHAMEL-  Michel DURR- Florian GENEIX  Jean François LUC -Christophe PARRAT
Se représentent :
Bruno DUHAMEL - Michel DURR – Florian GENEIX- Loïc LEGRILL- Julien MADIGNIER - Christophe PARRAT - Cyrille PIERRONT - Cédric VANDAMME
Sont élus au conseil d’administration à l’unanimité :
Bruno DUHAMEL - Michel DURR – Florian GENEIX- Loïc LEGRILL- Julien MADIGNIER - Christophe PARRAT - Cyrille PIERRONT - Cédric VANDAMME

8. Election du bureau :
Les membres du conseil d’Administrations se retirent pour élire les membres du bureau :
Sont élus :
Michel DURR : Président :
Chistophe PARRAT Trésorier ;
Cedric VANDAMME : Secrétaire
Florian GENEIX : Relations extérieures / Compétition
Loîc Legrill : Secrétaire adjoint  / Responsable piste
Bruno DUHAMEL : Trésorier adjoint  / Intendance Courses
Cyrille PIERRONT : Publicité  / Sponsoring

L’ordre du jour étant achevée, la séance est levée le 30 juin 2013 vers 0 heure.