compte rendu AG du 21 septembre 2012

Compte rendu de l’Assemblée Générale du 21 septembre 2012



Cette première réunion constitue de fait l’Assemblée Générale de création du club

Présents à l’AG :
7 membres actifs
1 membre actif représenté (par pouvoir)
Total 8 membres autorisés à voter


Election du Président de Séance :
Michel DURR se présente et est élu à l’unanimité pour présider la séance.


Ordre du jour de l’AG :
- Choix du nom du club
- Présentation choix et approbation de la structure (affiliation ou association indépendante type loi 1901)
- Présentation et approbation des statuts de l'association
- Élection du Conseil d’administration
- Élections des fonctions au bureau
- Fixation de la cotisation
- budget, dépenses envisagées
- Discussions :
Organisation des sessions, contact des membres
Puces pour comptage
Jour et heure des sessions
Choix et évolution du circuit
Rédaction d'un règlement intérieur
Fonctionnement du bureau (réunion)
Publicité, visibilité du club (affiche, flyers, contacts)
Fixation de la prochaine AG
Achats groupés
Questions diverses


Nom du club :
Le nom proposé MINI Z CLUB RIOM 63 est approuvé à l’unanimité (8 pour /0 contre)


Choix de la structure du club :
Le choix d’organisation via une association type 1901 est approuvé à la unanimité


Statuts :
Les statuts de l’association envisagés sont présentés. Après quelques modifications les statuts proposés sont approuvés à l’unanimité.


Election du conseil d’administration :
Sont éligibles et se présentent
DUHAMEL Bruno
DURR Michel
GENEIX Florian
LUC Jean-Francois
PARRAT Christophe
Sont élus à bulletins secrets :
DUHAMEL Bruno (8 pour /0 contre)
DURR Michel (8 pour /0 contre)
GENEIX Florian (8 pour /0 contre)
LUC Jean-Francois (8 pour /0 contre)
PARRAT Christophe (8 pour /0 contre)

Election du bureau :
Après leur élection les membres du Conseil d’Administration se retirent pour élire le bureau. Sont élus dans leurs fonctions respectives :
Président : DURR Michel
Trésorier : PARRAT Christophe
Trésorier adjoint : DUHAMEL Bruno
Secrétaire et Responsable Publicité : GENEIX Florian
Secrétaire adjoint : LUC Jean-François


Fixation de la cotisation annuelle:
Après discussion il est proposé de fixer la cotisation annuelle du club à :
- 40,00 € pour une saison complète (10 mois de 1er sept 2012  au 30 juin 2013
- 25,00 € pour une demi saison  (5 mois glissant)
Le principe et le montant de cotisation  proposé est approuvé à l’unanimité.  


Approbation du budget :
1 Quitus des comptes de l’année précédente : sans objet
2 Budget prévisionnel :
Assurances …………………………….............83,00 €
Coût administratif création association...35,00 €
Convention Centre Social du Couriat…..50,00 €
Autres dépenses dont matériel………….à fixer selon choix d’évolution de la piste
Le budget prévisionnel est approuvé à l’unanimité.


Fixation des dates et horaires des séances :
Après discussion et suite au disponibilités de la salle, les séances de roulage et entraînement du club sont fixées au vendredi soir à partir de 20h 30. Les exceptions seront mentionnées dans le forum  du Club. Approbation des horaires à l’unanimité.


Discussions générales non soumises à vote :

Un règlement intérieur devra être établi par le secrétaire. Il sera ensuite discuté et approuvé par le Conseil d’Administration.

Le forum doit être utilisé pour l’organisation des sessions. Un post sera créé pour chaque session du vendredi. Il est demandé à chaque membre de répondre pour informer de sa présence à la session, le vendredi à midi au plus tard. En effet si moins de 3 personnes sont présentes, le montage de la piste et donc la session n’est pas envisageable.

Il est conseillé aux membres de s’équiper d’une puce de comptage personnelle (coût 28 €). Un achat groupé est prévu à cet effet.

Publicité : un travail important a été accompli pour faire connaître le club auprès des pratiquants mini Z dans les forums spécialisés Internet. L’effort doit maintenant être fait localement. Il est indispensable de réaliser au plus tôt une affiche attractive en format A3. Prévoir aussi la création d’un logo, de Fliers, de cartes de membres. Le secrétaire sera le coordinateur. Tous les membres sont invités à réfléchir à des animations locales.

Des courses amicales devront être organisées afin de financer l’amélioration et le développement de la piste (et aussi pour le plaisir des membres…..). Les installations du Centre Social du Couriat sont tout à fait appropriées La cuisine avec salle de restaurant permettant de proposer des repas dans d’excellentes conditions. Attention beaucoup d’efforts de bénévolat seront alors nécessaires !

Décision doit être prise concernant la largeur de piste en dalles DF 900.
Le club souhaite faire évoluer le circuit en matériau RCP. Les achats de dalles DF 900 pour agrandissement doivent donc être limités et concentrés sur de l’occasion.
L’option RCP est très onéreuse. Un circuit en RCP, de développé équivalent à notre circuit actuel (pour une surface totale inférieure) coûterait 816.41 € (hors frais d’expédition). Un circuit de dimension suffisante pour une compétition régionale coûterait au minimum 1200 €. Ceci n’est envisageable qu’à long terme compte tenu des ressources attendues. La solution envisageable est l’achat progressif de portions en RCP qui seront raccordées au circuit en DF 900. Dans tous les cas l’avenir dépendra du nombre d’adhérents et des bénéfices potentiellement obtenus des courses amicales.


Signé , Le président de séance

Bon , c'est bien tout ça.

Petite parenthèse , je propose ( en attendant une belle affiche en A3 ) , de faire une petite affiche format A4 avec 1 ou 2 photos de la piste et tous les membres présents ce vendredi. Je pourrai m'en occuper la semaine prochaine et diffuser dans les clubs et magasins locaux la semaine suivante.

Salut Flo,
OK pour la séance photo.
Je ferai un appel pour que tout le monde apporte toutes ses autos pour les poser sur la piste .
Je vais terminer la piste en 120
L'image A3 est la même que la A4 seulement tirage plus grand. Le centre social peut nous tirer du A3, il suffit de leur donner le fichier sur une clef USB. Il faut cependant une bonne résolution des images pour que cela ne soit pas pourri à l'agrandissement.
Michel

OK !!!

Je viens de plancher sur le règlement interieur , je te passe ça par mp

Alors , coté com.

Un sujet complet de présentation de piste a été fait sur:

les forums : mini rc , mini z france , amch 63 , mcl , tmac , mbvcb ( en attente de pouvoir mettre les photos ) et sur ma page facebook
Je vais travailler sur la vidéo ( ce qui au passage permet de faire de la pub via you tube )

voili , voilou

Je viens de rajouter une annonce sur leboncoin